Este 2026 está ocurriendo uno de los cambios administrativos más importantes de los últimos años en España para las empresas: la adaptación al sistema VeriFactu.
Para despejar todas las dudas sobre esta transición, hemos elaborado una guía y recursos prácticos para adaptar tu empresa a VeriFactu.
En este artículo, te resumimos las claves de este sistema:
No te confundas: Factura electrónica vs. VeriFactu
Uno de los mayores mitos es pensar que son lo mismo:
- La factura electrónica: Es un formato estructurado (generalmente en código XML) que permite que cualquier software de contabilidad la lea automáticamente. Este tipo de formato es obligatorio para relaciones comerciales entre empresas (B2B), pero VeriFactu no implica la obligación de facturar electrónicamente.
- VeriFactu: Es el sistema de la Agencia Tributaria que regula cómo debe funcionar el programa informático de facturación de tu empresa (SIF). Esta medida busca garantizar que las facturas no puedan borrarse ni modificarse, que queden registradas de forma trazable y obtener un control antifraude efectivo. Puedes cumplir con VeriFactu entregando facturas en papel o PDF, siempre que el sistema informático que las crea esté certificado y cumpla.
Requisitos del sistema VeriFactu
Tu sistema informático de facturación debe contar con los siguientes puntos:
- Garantiza que las facturas sean trazables, inalterables e íntegras.
- Declaración responsable del proveedor.
- El sistema debe añadir a cada factura un código QR que contenga datos esenciales (NIF emisor, número, importe y fecha).
- Permite la modalidad VERIFACTURA / NO VERIFACTU. El sistema debe estar técnicamente preparado para enviar de forma automática, segura y secuencial todos los registros de facturación a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria si el usuario elige la modalidad “VERI*FACTU».
Casos prácticos
Si uso Excel o Word, ¿es necesario usar este sistema?
Si los utilizas exclusivamente para introducir datos, imprimir la factura y conservarla de forma estática, no te afecta porque se asimila a la facturación manual, pero, si usas fórmulas o macros para generar automáticamente los libros de IVA, de IRPF o la contabilidad, el Excel pasa a ser legalmente un SIF.
¿Y si mi facturación es 100% manual?
Si facturas exclusivamente a mano (talonarios escritos a bolígrafo), no te afecta el reglamento porque no utilizas ningún sistema informático.
Sin embargo, recuerda que la factura electrónica obligatoria (B2B) podrá exigirte eventualmente el salto al formato digital para trabajar con otras empresas y personas trabajadoras autónomas, momento en el qué deberás pasar a cumplir con VeriFactu.
¿Qué pasa si mi gestoría me lleva las facturas?
Tu gestor puede emitir y firmar los registros en tu nombre usando su propio software certificado. En ese caso, es el sistema informático del gestor el que debe cumplir con la normativa y realizar los registros. Aunque delegues en un gestor, la responsabilidad del cumplimiento sigue siendo tuya como obligado tributario.
¿También afecta a los tickets de caja o facturas simplificadas?
Sí. El TPV o software de caja debe estar certificado para generar un registro inalterable. A partir de 2027, cada ticket impreso que entregues al cliente deberá incluir obligatoriamente un código QR para que este pueda verificarlo en la web de la Agencia.
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