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Es probable que durante tu jornada laboral te enfrentes a una lista de tareas muy amplia, y que a veces, pueda ser complicado saber por dónde empezar o cómo priorizar los quehaceres para poder maximizar tanto tu tiempo, como tu energía. Pero es aquí donde debes tener en cuenta que la tecnología ha llegado en parte para facilitarnos nuestro día a día y, para ello, existen diversas herramientas online que te pueden ayudar a organizar mejor el trabajo y el tiempo, con el objetivo de aumentar tu productividad.

En este artículo, compartiremos algunas de las herramientas ofrecidas por Google con esta finalidad, ya que se trata de una plataforma muy popular y ampliamente extendida entre los dispositivos de acceso a Internet que manejamos en nuestra rutina diaria. 

Esta plataforma ofrece una variedad de aplicaciones que pueden servir de ayuda para gestionar y mejorar la planificación, organización y realización de tareas en cualquier momento y lugar, y que puedes utilizar en tu día a día para ser más eficiente. Y son gratuitas. ¡Sigue leyendo para descubrirlas! 

Gmail

Se trata del servicio de correo electrónico por excelencia de Google que, además, es la herramienta clave para poder acceder al resto de aplicaciones que ofrece el buscador, en las que es necesario tener una cuenta de correo electrónico para registrarse.

Entre sus funciones más destacadas para mejorar la productividad se encuentran las siguientes:

• Filtrado y etiquetado de mensajes. La función de búsqueda avanzada permite filtrar los correos electrónicos en función de ciertos criterios, como remitente, persona destinataria, asunto o palabras clave. También se pueden crear etiquetas personalizadas para clasificar los correos electrónicos y hacer que sea más fácil encontrar lo que se necesita.
• Respuestas rápidas y predicción de escritura. Gracias a sus respuestas rápidas se puede responder correos electrónicos con un par de clics. Existe la opción de crear respuestas personalizadas para preguntas frecuentes o solicitudes comunes, lo que puede ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia. 

Además, Gmail puede escribir mensajes mediante la redacción inteligente, que utiliza el aprendizaje automático y ofrece sugerencias mientras se está escribiendo. Estas sugerencias son personalizadas y se adaptan a la forma y estilo de escritura de cada perfil. 

• Integración con otras herramientas de Google. Esta primera aplicación se integra con otras plataformas de Google, como el calendario, Google Drive, Google Meet o Google Contacts, facilitando la programación de reuniones y el compartir documentos y archivos con otras cuentas.
• Accesibilidad. Gmail es una herramienta basada en la nube, lo que significa que se puede acceder a los correos electrónicos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Para una mayor seguridad, se puede mirar el historial de accesos a una cuenta y revisar quién y cuándo ha accedido a ella.

Google Calendar

No solo es útil como agenda, sino que también sirve para trabajar en equipo y organizar el trabajo de forma sencilla. Sus principales utilidades son:

• Programación de eventos. Se pueden programar eventos y reuniones y establecer las fechas, horas, recordatorios y ubicaciones para cada uno. Para una mejor organización, existe la opción de asignarle a cada tarea un color en concreto y poder ver rápidamente a qué corresponde cada evento. Por ejemplo, en color morado los eventos laborales, en azul las actividades personales y en verde las citas médicas.
• Invitaciones. Cuando se crea o edita un evento se puede invitar a otras personas, escribiendo sus cuentas de correo en el campo de “invitados”, y recibir confirmaciones de asistencia. También se pueden adjuntar archivos para compartir con el resto de asistentes y ver los calendarios de otras personas para programar reuniones y coordinar horarios.
• Recordatorios personalizados. Google Calendar permite establecer recordatorios personalizados para los eventos y recibir notificaciones cada mañana en el correo para ver las citas programadas del día. Para configurarlo solo hay que pulsar en “Editar notificaciones” y después seleccionar “Agenda diaria”.
• Disponibilidad. Para que otras personas puedan saber cuándo alguien está disponible, se puede establecer la disponibilidad en “Crear” > “Horas disponibles” de la barra de la izquierda. Si además se comparten los calendarios, cuando se añada una cuenta a un evento, aparecerá una aviso informando si está libre o no. En el caso de que estuviera ocupada, en la opción de “Buscar hueco” se puede encontrar el momento perfecto.
• Múltiples calendarios. Si organizar los eventos por colores no resulta práctico, también se pueden crear varios calendarios para diferenciar las tareas. Para ello, hay que clicar en la fecha de al lado de “Mis calendarios” y elegir “Crear un calendario”.

Google Chat

Es la aplicación de mensajería instantánea de Google, que a diferencia de otros servicios de intercambio de mensajes, no funciona mediante un número de teléfono sino por la cuenta personal de Google. Veamos qué aporta en cuanto a la organización de trabajo y tiempo.

• Mensajería privada y en salas. Se pueden enviar mensajes en tiempo real y chatear tanto de manera individual como grupal. Para este segundo caso, se pueden crear salas en las que se permite hacer y colaborar en videollamadas, crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, e incluso asignar tareas. También es posible ocultar o eliminar conversaciones, activar o desactivar las notificaciones y activar un filtro de no molestar.
• Búsqueda de conversaciones. A través de palabras clave o filtros de búsqueda se pueden revisar conversaciones antiguas, una función útil para recordar mensajes pasados o encontrar información importante.
• Archivos adjuntos. Con Google Chat se pueden enviar archivos adjuntos en las conversaciones incluyendo documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google Docs.
• Bots. Si se necesita automatizar algunas tareas, como responder preguntas frecuentes o proporcionar información general, pueden integrarse bots o aplicaciones de terceros.

Google Drive

Su objetivo es ofrecer en una sola plataforma la posibilidad de crear, subir y compartir documentos en la nube y, además, colaborar en grupo. Estas son sus ventajas:

• Colaboración en tiempo real. Se pueden crear y compartir archivos en Google Drive con otras personas y colaborar en tiempo real. Esto significa que varias personas pueden trabajar juntas y de manera paralela en un mismo documento, hoja de cálculo, presentación o formulario.
• Sincronización. Gracias a su almacenamiento en la nube, se puede acceder y editar los archivos desde cualquier dispositivo y, además, la sincronización es automática. De esta forma, todos ellos están siempre actualizados y si se desea, se puede retroceder a versiones anteriores en “Historial de versiones” y ver quién ha hecho cada modificación.
• Seguridad. Otra de las ventajas que ofrece Google Drive debido al almacenamiento online es que todos los archivos y datos están protegidos frente a su pérdida o cualquier daño, algo importante en caso de fallo del hardware o software.
• Búsqueda de archivos. También es posible encontrar documentos específicos en función de palabras clave o categorías, lo que permite una mayor productividad al ahorrar tiempo en la búsqueda de archivos.

Google Meet

Es la app de Google para realizar reuniones virtuales. Entre sus funcionalidades predominan:

• Comunicación en tiempo real. Permite realizar videollamadas seguras y de alta calidad y se pueden compartir documentos durante las mismas. Además, incluye un chat propio.
• Flexibilidad. Se pueden organizar reuniones con hasta 100 participantes y durante 60 minutos por sesión, desde cualquier dispositivo e incluso desde las aplicaciones del correo o calendario.
• Ahorro de tiempo. Es posible evitar desplazamientos innecesarios ya que se puede asistir a las reuniones sin tener que dedicar tiempo y recursos a desplazarse. 
• Grabar las reuniones. Otras de las ventajas que más destacan son las funciones de grabación de las reuniones para poder verlas cuando se desee y no perderse ningún detalle, la función de los subtítulos automáticos o la de compartir pantalla para poder mostrarla al resto de asistentes.

Google Keep

Por último, Google Keep es la versión digital de los clásicos papeles adhesivos para escribir notas y recordatorios, aunque con las siguientes mejoras:

• Rapidez. Se pueden tomar notas de forma muy rápida y guardar información en cualquier momento. Pueden ser notas escritas, tomar fotografías, grabar mensajes de voz y agregar listas de tareas pendientes.
• Sincronización. Todas ellas se sincronizan automáticamente en todos los dispositivos vinculados a la cuenta de Google, lo que permite acceder a todas ellas desde cualquier pantalla con acceso a Internet.
• Organización. Al igual que ocurre con Google Calendar, se pueden organizar las notas con etiquetas de colores para encontrar rápidamente la información que se necesite. También se pueden clasificar por fecha o título.
• Recordatorios. A las notas también se les pueden establecer recordatorios y alertas en función de la fecha o la ubicación. 
• Compartir notas. Además, se puede compartir con otras personas y colaborar entre ellas en tiempo real. 
• Integración con otras herramientas. Como ocurre con el resto de herramientas, Google Keep también se integra con el resto de aplicaciones de Google y se puede acceder a ellas desde Drive o Calendar.

Todas estas herramientas de Google permiten una organización del trabajo y del tiempo, que pueden ayudarte a maximizar tanto tu productividad como tu eficiencia. ¿Ya las has probado? ¡Anímate!